La Casación N.° 3579-2025 establece que los empleadores solo están obligados a conservar determinados documentos laborales durante cinco años y precisa cómo debe acreditarse un reclamo por horas extras cuando el periodo cuestionado supera ese plazo.
Un reciente pronunciamiento de la Corte Suprema volvió a poner en discusión quién debe probar las horas extras correspondientes a periodos con más de cinco años de antigüedad. La Casación Laboral N.° 3579-2025 La Libertad estableció que los empleadores solo están obligados a conservar durante ese plazo los libros, planillas, boletas y registros de control de asistencia de sus trabajadores.
Según el fallo, en estos casos corresponde al trabajador aportar elementos que acrediten la realización del trabajo en sobretiempo. En la práctica, esto significa que la falta de registros antiguos no debería perjudicar automáticamente a una empresa que ya no estaba obligada a conservarlos.
Para María Eugenia Tamariz, abogada senior del área laboral del estudio Benites, Vargas & Ugaz (BVU), esta regla también tiene implicancias para la gestión interna de las empresas, cuyos sistemas de archivo se organizan a partir de los plazos previstos por la legislación.
“La gestión documental de una organización supone costos, sistemas de almacenamiento y decisiones sobre qué información debe conservarse y durante cuánto tiempo”, explica.
Un criterio que no es uniforme en la Corte Suprema
Sin embargo, esta posición no es uniforme dentro de la Corte Suprema. En la Casación N.° 36773-2023, la Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria sostuvo que el plazo de cinco años tiene carácter administrativo y no limita la actuación probatoria en un proceso judicial. Bajo este criterio, la falta de exhibición de registros históricos podría activar una presunción en contra del empleador, aun cuando la obligación legal de conservarlos ya hubiera vencido.
La diferencia tiene efectos prácticos. La Casación N.° 3579-2025 considera el límite temporal previsto para la conservación de documentos y evita trasladar al empleador una obligación de custodia que ya habría vencido. La Casación N.° 36773-2023, en cambio, busca impedir que la ausencia de documentos antiguos limite la posibilidad de un trabajador de acreditar derechos laborales generados durante esos periodos.
“El verdadero desafío consiste en determinar hasta dónde puede llegar esa tutela cuando entra en tensión con una obligación legal de conservación documental cuyo plazo ya ha vencido”, sostiene Tamariz.
La coexistencia de ambas posiciones genera incertidumbre sobre cómo se resolverán los reclamos por horas extras y otros derechos laborales de larga antigüedad. Para Tamariz, esta divergencia también afecta la función unificadora del recurso de casación y debería resolverse mediante un Pleno Casatorio Laboral que establezca una posición uniforme.
