Las relaciones comerciales entre empresas y proveedores son uno de los ejes principales para el éxito de un negocio. Mantener acuerdos transparentes y eficientes para la compra de bienes o servicios es una manera no solo de garantizar calidad, sino que también continuidad operacional al cultivar relaciones de negocios de largo plazo. Sin embargo, uno de los principales problemas en las empresas tiene que ver con el monitoreo de la gestión de riesgo con sus proveedores dentro de la cadena de suministro, y velar por el cumplimiento de las condiciones contractuales, especialmente cuando son servicios claves para el negocio.
La aceleración de la transformación digital, principalmente después de la crisis sanitaria mundial, ha impulsado la toma de conciencia por parte de las empresas en la incorporación de plataformas especializadas en la gestión digital de contratos. Estas soluciones, también conocidas como CLMS (Contract Lifecycle Management Software), permiten reducir costos en la cadena de suministro y agilizar los procesos contractuales de manera totalmente online.
“El uso de un software para la buena administración de acuerdos de negocios, como el de Webdox CLM, contribuye a cerrar cualquier brecha de riesgo en los procesos contractuales. Su adopción durante la negociación entre el proveedor y la empresa, permite una mayor transparencia para garantizar el cumplimiento mutuo de lo acordado, lo que representa un importante ahorro monetario y de tiempo”, afirma José Manuel Jiménez, CEO y fundador de Webdox CLM.
Potenciando la gestión de proveedores
Webdox CLM permite optimizar los recursos de una empresa. Según José Manuel, existen tres puntos clave de beneficio para las organizaciones con la implantación de un software de gestión de contratos en sus procesos contractuales:
- Reducción del tiempo
Webdox CLM ha identificado, a través de sus casos de éxito, un gran impacto en la reducción de tiempos de operación contractual, por ejemplo, uno de sus clientes de Perú, del segmento educativo, afirma que ha logrado acelerar en 90% el proceso de firma de sus contratos.
Otra referencia es el caso de uno de sus grandes clientes en Chile, del sector de telecomunicaciones, quienes han identificado una reducción de 25% de tiempo total del proceso de solicitud, elaboración, aprobación y firma de sus contratos.
Al utilizar un software CLM, la empresa puede gestionar todo el ciclo de vida del contrato con herramientas automatizadas, partiendo por la solicitud, redacción, negociación, aprobación, firma electrónica, repositorio, trazabilidad, seguimiento y gestión, reportería y análisis, hasta el término o renovación del acuerdo. Además, permite el acceso en tiempo real a toda la información contractual con el proveedor. Por lo tanto, se puede afirmar que la plataforma de Webdox CLM es capaz de reducir los tiempos de creación, negociación y aprobación de nuevos contratos con proveedores.
Asimismo, al tener su infraestructura basada en una plataforma cloud, Webdox CLM permite que los procesos asociados a la generación de un contrato puedan optimizarse, y monitorear paso a paso la redacción de manera colaborativa entre las partes, hasta llegar a la etapa de firma electrónica que, para el caso de Webdox, viene integrada de forma nativa con la plataforma.
- Reducción de costos
La herramienta de Webdox CLM otorga también una importante reducción de costos en la generación de contratos empresariales. Según la WorldCC (World Commerce & Contracting), es posible minimizar hasta en un 9,15% las pérdidas de valor anuales por una ineficiente gestión de contratos. Esto debido a que con la digitalización del proceso contractual, toda la información se encuentra centralizada y estandarizada en un solo lugar.
Contar con una herramienta de gestión digital del ciclo de vida de los contratos – contemplando todo lo relacionado con tiempos, histórico de costos y actualización de cláusulas, entre otras cosas – permitirá a la empresa optimizar sus recursos y administrar de mejor forma su relación con terceros, al punto de generar un 5% de ahorro del EBITDA, según estudios de EY (Ernst & Young).
- Reducción de gastos con proveedores no autorizados
La integración de un software CLM con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permite tener un mayor control de las obligaciones estipuladas en contrato, reduciendo el riesgo de incumplimientos y fugas de valor por lidiar con retrasos, interrupciones en la operación o, en algunos casos, gastos por ir a juicio.
Existen muchos otros beneficios derivados del uso de Webdox CLM para la gestión de contratos con proveedores, pues se trata de un sistema inteligente, que cuenta con una plataforma robusta, confiable e intuitiva. “Nuestra plataforma digital se alza como una de las mejores alternativas disponibles en el mercado, al ser un software que ha sido diseñado para abarcar todo el ciclo de vida de los contratos”, concluye Jiménez.
