La eficiencia ya no se mide solo en pesos: la integración de datos, la anticipación y las nuevas herramientas tecnológicas permiten a las compañías ganar tiempo, reducir costos indirectos y tomar decisiones más estratégicas sobre sus desplazamientos
Durante años, la gestión de viajes corporativos estuvo enfocada principalmente en reducir gastos. Sin embargo, la creciente presión sobre los presupuestos y la necesidad de mejorar la productividad están llevando a las empresas a adoptar una visión más amplia: la eficiencia ya no consiste únicamente en gastar menos, sino en tomar mejores decisiones antes, durante y después de cada viaje, y en hacerlo en el menor tiempo posible.
Según Aline Bueno, CEO de Argo Solutions, los viajes corporativos suelen representar el segundo o tercer mayor gasto de una organización, solo por detrás de la nómina y, en muchos casos, de la tecnología. Por eso, la discusión ya no gira únicamente alrededor del precio de un boleto o de una habitación de hotel, sino del retorno que cada desplazamiento genera para el negocio.
“Lo importante es garantizar que cada viaje tenga un objetivo claro, genere resultados y esté alineado con la estrategia de la empresa”.
La eficiencia también se mide en tiempo
Uno de los principales cambios en la gestión corporativa es entender que los costos indirectos también afectan la rentabilidad. Procesos manuales, cancelaciones, cambios de agenda, falta de visibilidad y decisiones descentralizadas generan pérdidas de tiempo y de dinero que muchas veces no aparecen en el presupuesto de viajes.
El factor tiempo se vuelve especialmente crítico frente a eventos que disparan la demanda. Argo Solutions ha identificado que, en ciudades sede de grandes eventos deportivos, los precios de hoteles pueden subir más en los días de partidos, mientras que en algunos destinos de Estados Unidos los vuelos llegaron a verse impactados en más de 40% durante el Mundial. Fenómenos similares ocurren en la America Latina en temporadas de alta demanda, lo que refuerza la necesidad de anticiparse en lugar de reaccionar.
“La peor situación para una empresa no es pagar un poco más por un vuelo, sino realizar un viaje que no produzca ningún resultado”, afirma Aline Bueno.
Datos e IA transforman la gestión
La digitalización está permitiendo que los responsables de viajes trabajen con mayor capacidad de anticipación. Plataformas integradas ofrecen visibilidad sobre presupuestos, comportamiento de los viajeros, cumplimiento de políticas, cancelaciones y tendencias de precios en tiempo real.
Además, la inteligencia artificial comienza a desempeñar un papel más activo mediante funciones como: recomendaciones basadas en el historial de viajes; monitoreo automático de oportunidades de ahorro; alertas ante cambios operacionales; y asistencia inmediata cuando una reunión se cancela o un vuelo se modifica, lo que reduce horas de gestión manual para los equipos.
“Cuando toda la información está integrada, la conversación deja de ser operativa y pasa a ser estratégica. La empresa gana capacidad para prever presupuestos, medir resultados y tomar decisiones basadas en datos”, explica la ejecutiva.
