Por Juan Carlos Valda – jcvalda@grandesPymes.com.ar

En muchas Pymes hay una queja que se repite con una regularidad alarmante: “No doy abasto, vivo en reuniones”. Y casi siempre, detrás de esa frase, aparece una conclusión automática y peligrosa: “Tenemos que reunirnos menos”.

El problema es que esa conclusión suele ser equivocada, no porque las reuniones sean sagradas, sino porque el verdadero problema no es la cantidad de reuniones, sino el poco o nulo valor que generan para la dirección de la empresa.

En una Pyme, donde el tiempo del empresario es un recurso crítico, cada reunión debería cumplir una función muy concreta: ayudar a pensar, integrar, anticipar y decidir mejor. Cuando eso no sucede, la reunión se convierte en un ritual vacío que consume energía, genera frustración y refuerza la sensación de estar siempre ocupados, pero nunca avanzando.

La reunión como síntoma, no como causa

Cuando un empresario dice que tiene demasiadas reuniones, en realidad está diciendo otra cosa, dice que las reuniones no le devuelven claridad, foco ni decisiones. Está diciendo que entra a una sala con preguntas y sale con más ruido del que tenía antes y que, aunque no lo formule así, que la reunión no está cumpliendo su rol estratégico.

En muchas Pyme las reuniones aparecen como respuesta a la urgencia, no como parte de un diseño de gestión. Se convoca porque “hay que hablar”, porque “esto no puede esperar”, porque “si no nos sentamos no se ordena” y así, la agenda se llena de encuentros reactivos, mal preparados, sin objetivo claro y sin un hilo conductor que los vincule con la dirección del negocio.

El resultado es previsible: mucho tiempo invertido, poca integración lograda y casi ninguna decisión relevante tomada.

Reunirse no es hablar. Reunirse es integrar.

Una reunión bien diseñada no es un espacio para contar lo que cada uno hizo, ni para apagar incendios operativos, ni para repetir problemas conocidos. Una reunión valiosa es un ámbito de integración, donde distintas miradas se conectan para construir algo que no podría surgir de manera individual.

En una Pyme, esto es todavía más importante que en una gran empresa, porque la información suele estar fragmentada, las personas cumplen múltiples roles y el empresario termina siendo el único que tiene la película completa. Si la reunión no integra, entonces solo redistribuye fragmentos inconexos de información y refuerza la dependencia del dueño.

Cuando una reunión funciona como ámbito de integración, pasan cosas distintas. Aparecen relaciones causa-efecto que no estaban a la vista, se entienden impactos cruzados entre áreas, se detectan riesgos antes de que exploten, se alinean criterios y prioridades y,, sobre todo, se transforma información dispersa en decisiones posibles.

Reuniones que miran el pasado, reuniones que construyen futuro

Uno de los grandes errores en las Pymes es usar las reuniones para mirar casi exclusivamente hacia atrás. Se revisan errores, se analizan desvíos, se discuten problemas que ya ocurrieron. Todo eso es necesario, pero no puede ser el centro.

Si una reunión sólo sirve para explicar por qué algo salió mal, entonces llega tarde. La verdadera función de una reunión de dirección es anticipar, no justificar, es detectar señales débiles, no solo consecuencias visibles y preguntarse qué está cambiando, qué tensiones están creciendo y qué decisiones se están postergando.

Las reuniones que generan valor son proactivas, no defensivas. No se limitan a administrar lo que pasó, sino que construyen criterio para lo que viene y, eso exige método, foco y un nivel de conversación que va más allá del día a día operativo.

Cuando reunirse es imprescindible

En una Pyme hay temas que exigen reunión, sí o sí. No se resuelven por mail, ni por WhatsApp, ni con conversaciones de pasillo. Exigen sentarse, escuchar, contrastar miradas y decidir. Por ejemplo, cuando hay que definir prioridades estratégicas, revisar el modelo de negocio, analizar la rentabilidad real, redefinir roles, alinear expectativas o anticipar escenarios complejos, la reunión no es un gasto de tiempo, es una inversión crítica.

También lo es cuando se busca generar compromiso, no solo cumplimiento. El compromiso no se ordena, se construye y se construye en espacios donde las personas entienden el para qué, no solo el qué.

El problema aparece cuando se usa la reunión para lo que ya no necesita reunión.

Cuando seguir reuniéndose es un error

Así como hay temas que requieren reunión, hay otros que deberían dejar de ocupar ese espacio hace tiempo. Procesos que ya están definidos, decisiones que ya fueron tomadas, tareas que deberían resolverse de manera autónoma, no necesitan volver a discutirse cada semana.

En muchas Pymes las reuniones persisten por inercia, se hacen “porque siempre se hicieron”, porque alguien necesita control, porque no se confía en el sistema o porque nadie se anima a decir que ya no tienen sentido.

El efecto es devastador: se banaliza la reunión. Todo se discute, nada se decide, se pierde foco, se diluye la responsabilidad y se transmite el mensaje implícito de que, sin reunión, nada avanza. Eso no es integración, es dependencia.

Una empresa madura no es la que más se reúne, sino la que sabe muy bien para qué se reúne y para qué no.

El empresario Pyme y su relación con las reuniones

Para muchos empresarios Pyme, la reunión es una trampa silenciosa ya que, por un lado, sienten que necesitan estar en todas porque si no, las cosas no pasan y, por otro, sienten que esas mismas reuniones los alejan de pensar el negocio con perspectiva.

El resultado es una agenda llena y una cabeza saturada, pero sin espacios reales de dirección. Se gerencia mucho, se dirige poco.

Cuando las reuniones no están al servicio del empresario, sino que el empresario termina al servicio de las reuniones, algo está profundamente desalineado. La reunión debería ser una herramienta para ampliar la mirada del dueño, no para absorberlo en el detalle.

Diseñar reuniones que generen valor implica asumir una decisión incómoda pero necesaria: no todas las conversaciones merecen ser reuniones, y no todas las reuniones merecen la presencia del empresario.

Reuniones como motor de profesionalización

Paradójicamente, una Pyme se profesionaliza no cuando reduce reuniones, sino cuando las vuelve más exigentes. Cuando cada reunión tiene un propósito claro, una agenda alineada con ese propósito y una salida concreta en términos de decisiones o aprendizajes.

La reunión profesionaliza cuando deja de ser catarsis y se transforma en método. Cuando no gira alrededor de personas, sino de temas, no se centra en explicar problemas, sino en construir criterios compartidos para resolverlos.

En ese sentido, la reunión es uno de los espacios más potentes de cambio cultural. Allí se ve si la empresa piensa en silos o como sistema. Si se protege o se desafía. Si repite o aprende.

Menos reuniones inútiles, más reuniones que importan

El desafío no es llenar la agenda ni vaciarla. El desafío es elevar el estándar de las reuniones. Que cada una tenga sentido, impacto y dirección, que algunas desaparezcan porque ya cumplieron su función, y que otras se fortalezcan porque son clave para el futuro.

Cuando una PYME logra eso, ocurre algo notable: el tiempo empieza a rendir, las decisiones se ordenan y el empresario recupera espacios reales para dirigir. No porque se reúna menos, sino porque se reúne mejor.

Y entonces la pregunta deja de ser cuántas reuniones tienes, para pasar a ser mucho más incómoda y poderosa:

¿Cuántas de tus reuniones están realmente ayudando a construir la empresa que quieres?

Ahí empieza el verdadero trabajo.

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