Por Juan Carlos Valda – jcvalda@grandespymes.com.ar
Si en tu empresa decir “tenemos reunión” provoca suspiros, miradas perdidas o excusas para no asistir… tenemos un problema. O mejor dicho: tienes una gran oportunidad. Porque en muchas PYMES las reuniones se han vuelto un ritual sin alma: largas, confusas, sin foco ni resultados. Pero no tiene por qué ser así.
Una reunión bien pensada puede ser un espacio poderoso para tomar decisiones, alinear objetivos, fortalecer equipos y mover la aguja del negocio. ¿La clave? Hacer un cambio de chip: dejar de verlas como obligaciones formales y empezar a diseñarlas como espacios de creación de valor.
Vamos por partes.
¿Por qué nos aburren tanto las reuniones?
Porque no tienen propósito claro, ni tiempo definido, ni gente adecuada, ni seguimiento. Simple. Lo que aburre no es reunirse, sino no saber para qué. Y lo que irrita no es que duren, sino que no aporten nada.
Uno de los documentos que compartiste trae una serie de preguntas clave para evaluar si las reuniones son eficientes. Preguntas que, si te las hacés con honestidad, te pueden abrir los ojos:
- ¿Los objetivos estaban claros desde el principio?
- ¿La agenda fue respetada?
- ¿Las personas convocadas eran las necesarias o había figuritas repetidas?
- ¿Hubo acta o acuerdos escritos para saber qué se decidió?
Parece básico, pero en muchas empresas no pasa. Se llama a reunión porque sí, se improvisa una agenda, se extiende el horario “por si surge algo más” y después nadie recuerda quién tenía que hacer qué. Resultado: se pierde tiempo, se pierden energías, y también se pierde credibilidad.
Tres trampas clásicas de las reuniones en las PYMES
- La trampa del “todos tienen que estar”. Pensamos que más gente asegura más ideas, pero muchas veces solo genera más confusión. Hay reuniones donde la mitad de los asistentes podrían haberse enterado por mail. ¿Solución? Convocar solo a los que realmente tienen que decidir o aportar en ese momento.
- La trampa del “si sobra tiempo, vemos otros temas”. Y claro… nunca sobra tiempo. Y si sobra, no hay claridad. Una reunión no es para ver qué sale, sino para resolver lo que se definió de antemano. Si se quieren tocar otros temas, se agenda una nueva.
- La trampa de no cerrar con acuerdos claros Después lo hablamos”, “quedamos en eso”, “ya saben qué hacer”… No, no saben. Las reuniones sin actas o acuerdos concretos son como escribir en la arena. Lo hablado se lo lleva el viento. Lo escrito, se ejecuta.
Cómo transformar tus reuniones sin morir en el intento
Ahora bien, ¿Cómo damos vuelta esta historia? ¿Cómo hacer que las reuniones sirvan de verdad?
Tomando algunas ideas de otro excelente documento que compartiste —el de las 100 preguntas de control—, la clave está en repensar el enfoque. Las reuniones no son para controlar al equipo, sino para conectarlo. No son para marcar el paso, sino para alinear el rumbo.
Te dejo algunos tips que pueden hacer una diferencia real:
- Arranca con una pregunta humana
Un “¿cómo venís esta semana?” vale más que veinte planillas. Empezar con un check-in sincero, rompe la frialdad, conecta al equipo y prepara el terreno para una reunión más empática.
- Define el “para qué” antes del “cuándo”
No se trata de encontrar un hueco en la agenda para reunirnos. Se trata de tener claro qué buscamos con la reunión. ¿Es para tomar una decisión? ¿Para alinear criterios? ¿Para resolver un conflicto? Si no hay un “para qué” fuerte, mejor no reunirse.
- Limita el tiempo y cúmplelo
Las reuniones no tienen que durar lo que duren. Tienen que durar lo justo. Hay empresas que usan reuniones de 25 minutos en vez de 30 o de 50 en vez de una hora. ¿Por qué? Porque si sabés que el tiempo es limitado, vas al punto.
- Usa preguntas como herramienta de gestión
Las preguntas correctas abren posibilidades, despiertan reflexión y activan el pensamiento. Algunas potentes para usar en reuniones:
- ¿Qué podemos hacer diferente esta semana?
- ¿Qué obstáculos están frenando al equipo?
- ¿Cómo podemos celebrar los pequeños logros?
- ¿Qué aprendimos que nos puede servir para el futuro?
- Acta breve, pero clara
No hace falta un acta de tres carillas, pero sí un resumen concreto: qué se decidió, quién se compromete a qué y para cuándo. Si no hay esto, la reunión fue conversación, no gestión.
Lo que nunca debería faltar en una buena reunión
- Objetivo definido
- Agenda enviada con tiempo
- Participantes relevantes (no todos)
- Tiempo limitado y respetado
- Espacio para escuchar, no solo hablar
- Registro de acuerdos
- Seguimiento en la próxima
Reuniones que inspiran, no que agotan
Cuando las reuniones están bien pensadas, dejan de ser una carga y se transforman en un impulso. Son espacios donde se alinean prioridades, se celebran avances, se resuelven conflictos y se toman decisiones que mueven a la empresa.
Y no, no hace falta tecnología de punta ni contratar un facilitador. Hace falta intención. Hacer que cada reunión tenga un propósito, una estructura y un cierre.
Y, sobre todo, hace falta que el líder —el dueño, el gerente, el responsable— entienda que no se trata de “reunirse por reunirse”, sino de usar ese tiempo para generar valor real.
En resumen
Si las reuniones de tu empresa son largas, improductivas y repetitivas, no las canceles. Reformúlalas. Porque el problema no es reunirse. El problema es no tener claro para qué.
Una reunión bien llevada puede cambiar el rumbo de un proyecto, destrabar un conflicto o generar una idea clave, pero eso solo pasa cuando dejamos de hacerlas por costumbre… y empezamos a hacerlas con criterio.
Reunirse no es el problema, el problema es no aprovecharlo.
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