Por Frank Smits, vicepresidente senior, ADP Global Payroll

En una era en la que la agilidad y la precisión definen el éxito empresarial, las empresas medianas enfrentan un laberinto de desafíos, desde la retención del talento hasta el cumplimiento normativo. En el centro de estos retos se encuentra una función a menudo subestimada: la gestión global de la nómina.

Sin embargo, gestionar la nómina en varios países no es solo un deber administrativo; es una necesidad estratégica que sostiene la reputación y la eficiencia operativa de una empresa, especialmente durante su fase de expansión.

El papel crítico de una gestión precisa de nómina global

Una gestión eficaz de la nómina es fundamental para mantener la confianza de los empleados y garantizar el cumplimiento de los mandatos regulatorios diversos y, en muchos casos, contradictorios en diferentes jurisdicciones. Las inexactitudes en la nómina pueden acarrear graves consecuencias, como sanciones financieras, disputas legales y disminución de la moral del personal. Un estudio de Ernst & Young reveló que el 20 % de las nóminas contienen errores, y que cada error cuesta en promedio 291 dólares corregir, lo que subraya la importancia del cumplimiento y la precisión.

Desafíos de nómina en una fuerza laboral cada vez más globalizada

Uno de los principales desafíos para las empresas medianas al expandirse a distintos países, o incluso a diferentes regiones dentro de un mismo país, es cumplir con las leyes laborales y normativas que cambian constantemente. Por ejemplo, Bélgica, Francia, Grecia y los Países Bajos introdujeron nuevas reglas sobre horas extra, horarios de trabajo flexibles y la inclusión de bonificaciones en los cálculos de vacaciones o licencias por enfermedad.

Además, nuestra investigación muestra que las empresas multinacionales utilizan un promedio de 32 sistemas o proveedores de nómina. Esta fragmentación aumenta la probabilidad de errores, riesgos de incumplimiento e ineficiencias en el procesamiento de pagos. La falta de una visión unificada de la fuerza laboral global dificulta la gestión de costos, el cumplimiento y la ejecución de pagos transfronterizos oportunos.

Mientras tanto, la escasez de habilidades sigue siendo un desafío. Las crecientes demandas sobre la nómina internacional requieren equipos con competencias amplias y multijurisdiccionales. Según la encuesta anual de ADP “Potential of Payroll”de ADP Research Institute, que reúne a líderes empresariales de compañías multinacionales en todo el mundo, el 83 % de los encuestados afirma que su organización está ampliando el departamento de nómina; sin embargo, el 61 % asegura que la falta de habilidades ha afectado la calidad del servicio que brindan.

Consecuencias de los errores en la nómina

Las repercusiones de las inexactitudes en la nómina van más allá de las pérdidas financieras inmediatas:

1. Sanciones regulatorias: El incumplimiento de las obligaciones fiscales locales e internacionales puede derivar en multas sustanciales. Por ejemplo, la Autoridad Tributaria de Singapur impone una sanción del 5 % por pagos tardíos del impuesto corporativo, que puede aumentar según la duración del retraso. Además, los continuos cambios legislativos dificultan que las empresas mantengan al día su cumplimiento.
2. Insatisfacción de los empleados: Los pagos transfronterizos incorrectos o demorados erosionan la confianza, reducen la productividad y aumentan la rotación. Un estudio indicó que casi la mitad (49 %) de los empleados estadounidenses consideraría dejar su trabajo tras sufrir solo dos errores de nómina. Para un empleado remoto en un nuevo mercado, un solo error puede dañar seriamente la credibilidad del empleador.
3. Repercusiones legales: La clasificación errónea de empleados o el incumplimiento de leyes laborales pueden derivar en demandas o auditorías gubernamentales, generando presión adicional sobre los recursos de la empresa. Según el “Global Compliance Report” de ADP Research Institute, el 72 % de las empresas multinacionales señaló los “cambios regulatorios” como su principal desafío de cumplimiento.

El poder de un enfoque unificado de nómina

Para mitigar riesgos y optimizar procesos, las empresas medianas con ambiciones internacionales deberían considerar las siguientes estrategias:

1. Invertir en sistemas avanzados y unificados de nómina: La tecnología puede automatizar cálculos complejos multicountry, reducir errores manuales y garantizar declaraciones fiscales locales puntuales. Un servicio de nómina unificado y global proporciona una fuente única de información, visibilidad global, cumplimiento y eficiencia presupuestaria, además de simplificar los pagos transfronterizos y la gestión de divisas.
2. Auditorías regulares: Realizar auditorías periódicas de nómina global ayuda a detectar y corregir discrepancias antes de que se conviertan en problemas mayores.
3. Capacitación del personal: Formar a los equipos de RR. HH. y nómina en normativas internacionales y mejores prácticas les permite gestionar eficazmente las complejidades globales.
4. Externalización: Subcontratar total o parcialmente la nómina global permite aprovechar servicios profesionales y soluciones tecnológicas, reducir cargas administrativas y obtener datos unificados y experiencia especializada para gestionar equipos dispersos internacionalmente.

Conclusión

Priorizar procesos de nómina precisos y conformes es esencial para que las empresas medianas prosperen en un entorno internacional competitivo. Más allá de evitar sanciones, una gestión eficaz fomenta una cultura laboral positiva, mejora la retención del talento y refuerza la reputación de la empresa como empleador confiable.

Al implementar sistemas globales de nómina unificados y mantenerse actualizados con las regulaciones internacionales, las organizaciones pueden proteger sus operaciones, obtener una visión clara de sus costos laborales globales y enfocarse en un crecimiento sostenible. Las soluciones de nómina unificada de ADP, respaldadas por una red global de expertos en 141 países, ofrecen las herramientas necesarias para gestionar con confianza las complejidades de la nómina multinacional y los pagos transfronterizos.