Por Juan Carlos Valda – jcvalda@grandespymes.com.ar
Uno de los grandes retos que enfrentan los empresarios familiares es transmitir el conocimiento sobre las reglas del negocio y los factores que realmente generan rentabilidad. Este proceso no ocurre de la noche a la mañana ni puede ser improvisado. Se necesita un plan claro, paciencia y mucha comunicación. Como consultor en dirección y gestión de PYMES, quiero compartir contigo una guía sencilla y práctica para ayudarte a implementar este proceso de manera efectiva.
¿Por qué es importante enseñar las reglas del negocio?
Primero, porque nadie nace sabiendo. La experiencia que has acumulado a lo largo de los años es invaluable, pero no se puede transferir por ósmosis. Segundo, porque entender las reglas del negocio y cómo se genera la rentabilidad es la única forma de garantizar que la empresa pueda ser sostenible en el tiempo, incluso cuando tú ya no estés al frente.
Si lo que deseas es que tu hijo, tu sobrino o incluso un empleado clave tome las riendas de la empresa en el futuro, es vital que entiendan cómo funciona el negocio desde la base. Pero ¿cómo lograrlo? Aquí te dejo los pasos clave para armar este proceso.
Paso 1: Diseñar un plan de aprendizaje estructurado
El primer paso es definir qué aspectos del negocio necesitas transmitir. Esto incluye:
- Conocer el mercado: Quiénes son tus clientes, qué necesitan, cómo toman decisiones de compra.
- Entender los costos: Saber cómo se conforman los costos y cuáles son los que impactan directamente en la rentabilidad.
- Gestionar el flujo de caja: No es lo mismo ganar dinero que tener liquidez. Esto es clave para evitar problemas financieros.
- Medir la rentabilidad: Saber qué productos o servicios generan mayores ganancias y por qué.
- Tomar decisiones basadas en datos: Introducir el uso de indicadores clave de desempeño (KPI’s) y herramientas de gestión.
Este plan debe estar adaptado al nivel de conocimiento de la persona que vas a formar. No es lo mismo enseñar a alguien que recién empieza que a alguien con experiencia previa.
Paso 2: Aprender haciendo
No hay mejor forma de aprender que poniendo manos a la obra. Esto implica:
- Rotar por las áreas de la empresa: Permítele trabajar en producción, ventas, administración, etc. para que tenga una visión integral del negocio.
- Involucrarlo en la toma de decisiones: Aunque sea en temas menores al principio, es importante que entienda cómo se evalúan las opciones y se elige la mejor.
- Asignar pequeños proyectos: Por ejemplo, mejorar un proceso, lanzar un nuevo producto o analizar un mercado. Esto le dará confianza y le permitirá cometer errores en un entorno controlado.
Paso 3: Mentoría y acompañamiento
No basta con dejar que aprenda por su cuenta. Necesitará guía y retroalimentación constante. Aquí es donde tu papel como mentor es crucial. Algunas recomendaciones para ser un buen mentor:
- Sé paciente: No esperes que aprenda todo a la primera. Los errores son parte del proceso.
- Haz preguntas en lugar de dar respuestas: Ayúdala a reflexionar y encontrar soluciones por sí mismo.
- Proporciona retroalimentación constructiva: Elogia lo que hace bien y ofrece sugerencias concretas para mejorar.
Si sientes que no tienes el tiempo o la paciencia para cumplir este rol, considera buscar un mentor externo que pueda complementar tu trabajo.
Paso 4: Fomentar la cultura de la rentabilidad
Uno de los mayores retos en una PYME es lograr que todos entiendan la importancia de ser rentables. Esto aplica tanto para los responsables del área administrativa como para los operativos. Algunas ideas para inculcar esta cultura:
- Compartir información: No tengas miedo de mostrar los números clave del negocio. Esto ayuda a que todos comprendan cómo sus acciones impactan en los resultados.
- Establecer metas claras: Por ejemplo, reducir costos en un porcentaje determinado o aumentar la eficiencia de un proceso.
- Reconocer y premiar los logros: Cuando alguien hace algo que mejora la rentabilidad, asegúrate de destacarlo.
Paso 5: Crear un sistema de control y seguimiento
Un buen sistema de control permite monitorear el progreso y hacer ajustes cuando sea necesario. Algunas herramientas que pueden ayudarte:
- Tableros de control: Visualiza indicadores clave como ventas, costos y rentabilidad en un solo lugar.
- Reuniones periódicas: Programa reuniones semanales o mensuales para analizar los resultados y discutir las próximas acciones.
- Software de gestión: Utiliza herramientas que faciliten la recopilación y análisis de datos.
Caso práctico: El negocio familiar de Juan
Juan tiene una empresa de manufactura y quiere que su hija Carla lo suceda en la dirección. Carla acaba de terminar la universidad, pero no tiene experiencia en el negocio. Siguiendo estos pasos, Juan diseñó un plan para prepararla:
- Identificaron las áreas clave que Carla necesitaba aprender: Producción, ventas y finanzas.
- Carla rotó por cada área durante seis meses: Supervisada por los responsables de cada departamento.
- Juan asignó un mentor externo: Un consultor que ayudó a Carla a comprender los indicadores financieros.
- Implementaron un tablero de control: Para que Carla pudiera monitorear el desempeño de la empresa.
Después de dos años, Carla no solo entendía las reglas del negocio, sino que también había identificado oportunidades para mejorar la rentabilidad. Juan estaba listo para cederle el mando con total confianza.
Reflexión final
El proceso de enseñar las reglas del negocio y cómo generar rentabilidad es una inversión que vale la pena. No solo garantiza la sostenibilidad de la empresa, sino que también fortalece la relación entre el empresario y quien lo sucederá.
Recuerda: no se trata de delegar por delegar, sino de acompañar y formar. Con un plan claro, paciencia y las herramientas adecuadas, puedes preparar a la siguiente generación para que continúe con el legado que tanto te ha costado construir.
