Por Damelis Blanco, CRO en Rindegastos
Millones sin rendir y conciliaciones bancarias realizadas en planillas Excel, giros globales no contabilizados y cheques caducados que aún figuran en los registros, impiden conocer con certeza el saldo real disponible en cuentas corrientes. ¿Le parece conocido?
Lo cierto es que aún existe más de un 90% de empresas en Latinoamérica que utilizan planillas de Excel para rendir sus gastos. Y demoran cuatro veces más en realizar este proceso de manera manual versus hacerlo de manera digital. Así lo hemos constatado en el último estudio realizado entre 58 mil 546 trabajadores, durante 2024, el cual reveló 843 mil 523 gastos duplicados, que corresponden al 7% del total de gastos rendidos durante ese período, un porcentaje que se traduce a USD 31 millones de dólares, lo que equivale a más de USD 9 mil dólares por empresa anualmente.
Al igual que en muchos casos, más del 20% de esos gastos no cumplen con las políticas establecidas por las compañías. Así, el mayor impacto de ese error se materializa en la distorsión de los estados financieros, en la toma de decisiones y en el tiempo extra de auditorías. Peor aún, da pie al fraude.
En efecto, durante el proceso de rendición de gastos, que muchas empresas llevan en forma manual o simplemente a través del uso de planillas Excel, el concepto de gasto duplicado es una figura compleja, porque para detectar un mismo gasto rendido más de una vez, muchas veces el área de finanzas debe apelar a la “memoria” lo que resulta inmanejable en grandes volúmenes de información.
Otro dato a considerar y que es ratificado por el estudio de Rindegastos es que la industria donde más gastos duplicados se produce (porcentualmente) es la de Servicios Públicos.
En ese escenario, la implementación de herramientas automatizadas de control surge como una solución eficaz para mitigar este impacto negativo. Esto es gracias a que evita los procesos manuales, unifica en una sola plataforma las múltiples fuentes de las que provienen los gastos y entrega alertas automáticas, dando así mayor visibilidad en caso de error.
Sin duda alguna, utilizar herramientas tecnológicas para mejorar estos procesos que manualmente son poco eficientes y engorrosos no solo es de gran ayuda, sino más bien es casi la única forma de detectar los gastos duplicados y realizar los procesos de rendición de manera eficiente.
