El desafío no está únicamente en incorporar nuevas herramientas, sino en conseguir que estas formen parte de la experiencia habitual del trabajador.
La digitalización está transformando la forma en que las empresas gestionan procesos como planillas, contratos, boletas y otros trámites administrativos. Sin embargo, contar con una plataforma no necesariamente significa que los trabajadores sepan qué herramientas tienen disponibles o cómo utilizarlas. Un estudio de Talana, realizado a 518 profesionales de Lima Metropolitana, evidencia esta brecha entre la implementación de tecnología y su adopción dentro de las organizaciones.
Según el estudio, 84% de los profesionales reconoce que su empresa utiliza plataformas digitales para la gestión administrativa de Recursos Humanos. De este grupo, 47,9% identifica las plataformas que utiliza, mientras que 36,1% sabe que existen herramientas digitales, pero no reconoce cuáles son. A esto se suma un 8,5% que no está seguro de si su empresa utiliza este tipo de soluciones.
Para Daniel Abusabal, Country Manager de Talana en Perú, la digitalización debe ir acompañada de una estrategia que facilite su uso cotidiano. “Implementar una herramienta digital es solo una parte de la transformación de RR.HH. Si el trabajador no sabe qué canal tiene disponible, para qué sirve o cómo utilizarlo, la tecnología no necesariamente se traduce en una mejor experiencia. La adopción requiere comunicación y acompañamiento, especialmente durante el ingreso y los primeros meses en la organización”, señala.
El estudio también muestra que la digitalización avanza con mayor facilidad en procesos estandarizados y repetitivos, como el cálculo de remuneraciones, la generación de boletas o la gestión de contratos. En cambio, las consultas, dudas y situaciones que requieren una respuesta particular continúan demandando mayor interacción y orientación.
Esta diferencia también aparece en la evaluación de los procesos administrativos. La atención de consultas alcanza una percepción favorable de 50,6%, ubicándose entre los aspectos con mayor espacio de mejora. El estudio plantea que las organizaciones pueden avanzar estableciendo canales específicos para consultas, tiempos de respuesta, preguntas frecuentes y responsables definidos, además de medir indicadores como tiempo de atención y resolución en el primer contacto.
De implementar a lograr adopción
Para Talana, el desafío no está únicamente en incorporar nuevas herramientas, sino en conseguir que estas formen parte de la experiencia habitual del trabajador. El estudio propone reforzar el conocimiento de las plataformas desde el onboarding, utilizar recordatorios y comunicaciones periódicas y medir no solo si la herramienta está disponible, sino también si los trabajadores saben identificarla y utilizarla.
“La transformación digital de RR.HH. también implica hacer visibles las herramientas. Cuando una persona sabe dónde resolver una duda o realizar un trámite, se reducen pasos innecesarios y se facilita la gestión tanto para el trabajador como para el equipo de Recursos Humanos”, agrega Abusabal.
